Dernière mise à jour le 20 avril 2026.
Les termes en majuscules sont définis dans les Conditions d'utilisation de Solidmind (« Solidmind » ou « nous »). Veuillez les lire attentivement en conjonction avec la présente Politique.
Pour vous aider à naviguer dans ce document, voici la table des matières de la politique de protection des renseignements personnels de Solidmind (la « Politique »). Vous pouvez accéder à toute section pertinente en cliquant dessus :
a. Objectifs de la présente Politique
Face aux défis liés à la protection de la sécurité des Renseignements Personnels (tels que définis ci-après) dans le contexte numérique, il est nécessaire d'accorder une attention particulière à la protection de la vie privée. C'est pourquoi, chez Solidmind, nous prenons au sérieux la protection de vos Renseignements Personnels et nous nous engageons à respecter la confidentialité des informations que nous recueillons.
Solidmind s'engage à respecter, conformément à la présente Politique et aux lois fédérales et provinciales applicables en vigueur dans la province de Québec, les obligations relatives à la collecte et au traitement de vos Renseignements Personnels et confidentiels, obtenus dans le cadre de l'exploitation de son entreprise, afin que chacun puisse bénéficier du respect de sa vie privée et la sauvegarder.
Ce faisant, Solidmind souhaite garantir l'exactitude, la sécurité et la confidentialité de vos Renseignements Personnels, et ne pas collecter, utiliser ou divulguer vos Renseignements Personnels autrement qu'en conformité avec la présente Politique et les lois applicables.
Nous collectons vos Renseignements Personnels dans le cadre de nos Services conçus pour accompagner les électriciens canadiens dans leur pratique quotidienne, notamment en mettant à leur disposition des outils de référence, calculateurs et assistant virtuel, via notre Application. Nous pouvons également collecter vos Renseignements Personnels afin de vous suggérer ou de vous fournir des recommandations, des services et/ou des produits supplémentaires adaptés à vos besoins et reflétant la mission susmentionnée, sous réserve de votre consentement préalable.
La présente Politique est conforme aux lois sur la vie privée en matière de protection des renseignements personnels dans la province du Québec, notamment la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques du Canada (L.C. 2000, ch. 5) et la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec (RLRQ, c. P-39.1) et la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (Loi 25) (les « Lois sur la vie privée »).
b. Application de la présente Politique
En naviguant sur la Plateforme ou en vous abonnant à nos publications par courrier électronique, vous, en tant qu'utilisateur (l’« Utilisateur » ou « vous »), acceptez les termes et conditions de la Politique.
CONSENTEMENT : En utilisant nos Services et la Plateforme, vous consentez, en tant qu'Utilisateur, à la collecte, l'utilisation et la divulgation de vos Renseignements Personnels conformément à cette Politique pour les finalités suivantes, qui sont déterminées, explicites et légitimes :
La fourniture des Services ;
La gestion des activités de Solidmind ;
Les communications autorisées ;
Le partage avec les Prestataires-tiers (défini à la section 1 c) ci-dessous) nécessaires à la fourniture des Services ;
Les autres utilisations spécifiquement décrites dans cette Politique.
Vous acceptez que vos Renseignements Personnels collectés en créant votre Compte sur l’Application, en utilisant l’Application, en soumettant des informations et/ou en demandant à être contacté, soient transmis au personnel compétent et autorisé de Solidmind et, le cas échéant, à ses Prestataires-tiers (défini à la section 1 c) ci-dessous) conformément à la présente Politique.
En utilisant nos Services, vous reconnaissez avoir pris connaissance de la présente Politique. Votre consentement manifeste, libre et éclairé sera obtenu avant la collecte de vos Renseignements Personnels, sauf dans les cas où la loi permet la collecte sans consentement, notamment lorsque la collecte est nécessaire à la conclusion ou à l'exécution d'un contrat auquel vous êtes partie, ou lorsqu'elle est manifestement dans votre intérêt et qu'il est impossible ou disproportionné d'obtenir votre consentement. Tout avis complémentaire vous sera communiqué et votre consentement sera requis le cas échéant.
Nous ne recueillons que les Renseignements Personnels raisonnablement nécessaires à la fourniture et à la gestion de nos Services et opérations. Nous recueillons vos Renseignements Personnels de différentes manières. Par exemple, nous les collectons directement auprès de vous, ou lorsque vous visitez notre Plateforme.
La Politique s'applique à vous dans toutes les situations où vous interagissez avec Solidmind et où nous collectons des Renseignements Personnels vous concernant, y compris lorsque vous visitez notre Plateforme, utilisez nos Services ou communiquez avec nous par quelque moyen que ce soit incluant par Médias sociaux.
La Politique décrit les Renseignements Personnels que Solidmind peut collecter auprès de ses Utilisateurs dans le cadre de ses activités.
La Politique décrit également, entre autres, la manière dont Solidmind traite, stocke et/ou détruit vos Renseignements Personnels, les finalités pour lesquelles ils sont collectés, la manière dont ils sont utilisés et les circonstances dans lesquelles ils peuvent être transmis à des tiers. La Politique détaille vos droits concernant la collecte, le transfert, l'utilisation, la conservation et la divulgation de vos Renseignements Personnels.
En outre, la Politique décrit les procédures par lesquelles vous pouvez accéder à vos Renseignements Personnels, les mettre à jour ou les corriger, ainsi que les options dont vous disposez en ce qui concerne la protection de vos Renseignements Personnels.
c. Prestataires-tiers
Solidmind tient et maintient à jour un registre interne répertoriant l’ensemble de ses fournisseurs et sous-traitants, incluant notamment, sans s’y limiter, Vercel, Supabase, Upstash, Stripe, Sentry, Tavily, Resend et Google Cloud (AI). Ce registre est mis à jour de manière continue afin de refléter fidèlement tout changement relatif aux fournisseurs et sous-traitants impliqués dans la prestation de Services ou le traitement de données pour le compte de Solidmind. Solidmind ne communiquera qu'aux tiers dont la participation est strictement nécessaire à la fourniture des Services et/ou au maintien de notre relation commerciale avec vous, selon le cas, les informations nécessaires à ces fins (les tiers susmentionnés sont ci-après collectivement désignés les « Prestataires-tiers »).
Dans certains cas, au moment de la collecte de vos Renseignements Personnels, nous pouvons vous fournir des informations supplémentaires concernant le traitement de vos Renseignements Personnels. Nous pouvons également, dans certains cas, obtenir un consentement spécifique de votre part concernant l'utilisation ou la divulgation de vos Renseignements Personnels.
En fournissant à Solidmind vos Renseignements Personnels, vous autorisez Solidmind à utiliser et à divulguer vos Renseignements Personnels à des Prestataires-tiers, le cas échéant, dans le cadre de la fourniture des Services, de la gestion de nos relations contractuelles, de nos relations d'affaires avec vous, et conformément à la présente Politique et comme autorisé ou requis par la loi, ainsi qu'implicitement, si les circonstances le permettent.
d. Consentements supplémentaires et retrait
Solidmind vous demandera votre consentement avant d'utiliser vos Renseignements Personnels à d'autres fins que celles couvertes par votre consentement initial en vertu de la Politique.
En outre, vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, sous réserve de restrictions légales et contractuelles et d'un préavis raisonnable. Sachez toutefois que, sans votre consentement, Solidmind pourrait ne pas être en mesure de vous fournir ou de continuer à vous fournir certains Services ou informations qui pourraient vous être utiles.
Si vous fournissez à Solidmind ou à ses Prestataires-tiers des Renseignements Personnels concernant une autre personne physique ou morale, vous reconnaissez que vous avez l'autorisation nécessaire pour le faire et/ou que vous avez obtenu tous les consentements nécessaires de la part de ce tiers pour nous permettre de collecter, d'utiliser et de divulguer ses Renseignements Personnels aux fins énoncées dans la présente Politique.
VOUS RECONNAISSEZ ET ACCEPTEZ, SANS RÉSERVE, QUE VOUS ÊTES SEUL ET ENTIÈREMENT RESPONSABLE DU RESPECT DES DISPOSITIONS DE LA PRÉSENTE SECTION, ET QUE SOLIDMIND NE PEUT EN AUCUN CAS ÊTRE TENUE RESPONSABLE POUR VOS MANQUEMENTS QUANT À L’OBTENTION D'AUTORISATION ET/OU DES CONSENTEMENTS PRÉALABLES DE LA PART DUDIT TIERS.
Pour retirer votre consentement ou cesser de recevoir nos communications, veuillez contacter le Responsable de la protection des Renseignements Personnels aux coordonnées indiquées à l’Article 2 de cette Politique.
N'hésitez pas à contacter le responsable de la protection des Renseignements Personnels de Solidmind (le « Responsable de la protection des Renseignements Personnels ») pour toute question, commentaire ou préoccupation concernant la Politique, la manière dont nous traitons vos Renseignements Personnels, ou pour exercer vos droits en ce qui a trait à vos Renseignements Personnels.
Contact : Par courriel : info@solidmind.ca ; ou
Par courrier : 204-290, rue de Regina, Montréal, Québec, Canada.
Les modalités de traitement de vos demandes, incluant les délais applicables, sont détaillées à l'Article 18(i)h de la présente Politique.
Au sein de Solidmind, nous avons attribué les rôles et responsabilités suivants :
Le Responsable de la protection des Renseignements Personnels est chargé de :
la mise en œuvre de politiques et de procédures en matière de protection de la vie privée et des Renseignements Personnels au sein de Solidmind;
tenir et maintenir à jour un registre interne répertoriant l’ensemble de fournisseurs et sous-traitants impliqués dans la prestation de Services ou le traitement de données pour le compte de Solidmind ;
former notre personnel aux politiques et obligations en matière de protection des Renseignements Personnels ;
tenir un registre des incidents relatifs à la confidentialité des Renseignements Personnels ;
évaluer les conséquences possibles d'un incident lié à la protection des Renseignements Personnels ;
avertir sans délai la Commission d'accès à l'information du Québec et, le cas échéant, les personnes concernées, en cas d'incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux ; et
participer à la détection des risques de confidentialité et notifier les personnes responsables en cas d'incident de confidentialité.
Le responsable des opérations est chargé de :
s'assurer que tous les employés ont signé une entente de confidentialité et que celle-ci est enregistrée sur le serveur ;
s'assurer que les droits d'accès des employés de Solidmind (les « Employés ») au serveur sont contrôlés ;
s'assurer que tous les Prestataires-tiers disposent d'une politique de protection des Renseignements Personnels conforme aux Lois sur la vie privée, qu'ils s'y conforment, et que des ententes écrites conformes à ces lois sont en place avant toute communication de Renseignements Personnels ; et
aider à identifier les risques de violation de la confidentialité et notifier les personnes responsables en cas d'incident lié à la confidentialité.
Le personnel administratif est chargé de :
la collecte des Renseignements Personnels auprès des Utilisateurs ;
obtenir le consentement libre, éclairé, spécifique et donné à des fins déterminées pour la collecte, l'utilisation et la communication des Renseignements Personnels des Utilisateurs, conformément aux dispositions des Lois sur la vie privée ;
signer et respecter leur entente de confidentialité ; et
participer à l'identification des risques de violation de la confidentialité et informer les personnes responsables en cas d'incident de confidentialité.
Solidmind forme et éduque ses Employés entre autres de la manière suivante :
expliquer les dispositions de leur entente de confidentialité lors de l'embauche et leur faire un rappel annuel ;
rappeler périodiquement aux Employés les exigences en matière de confidentialité lors des réunions annuelles ; ou
la sensibilisation au signalement des incidents liés à la confidentialité.
Les « Renseignements Personnels » désignent tout renseignement qui concerne une personne physique et permet de l'identifier directement ou indirectement. Les informations dépersonnalisées de façon irréversible, de manière à ce qu'il soit raisonnablement impossible d'identifier directement ou indirectement la personne concernée, ne constituent pas des Renseignements Personnels au sens de la loi. Par exemple, l'adresse postale du bureau d'une personne n'est pas un Renseignement Personnel en soi, sauf si elle est mentionnée en conjonction avec d'autres informations sur la personne, ou si sa simple mention révèle des Renseignements Personnels sur la personne.
Solidmind collecte les Renseignements Personnels suivants auprès de l'Utilisateur, aux fins décrites à l'Article 9 de la présente Politique :
Des informations sur son identité et ses coordonnées, telles que son nom, son adresse courriel, et la province ou le territoire Canadien où l’Utilisateur prête des services d’électricien, le type de services offerts (Résidentiel, Commercial, Institutionnel, Industriel, Service / Maintenance, Énergie Renouvelable / VÉ, Agricole / Ferme, Télécom / Basse tension, Ingénierie / Conception) ainsi que son niveau d’expérience (apprenti, compagnon ou maître);
Des informations sur les Services spécifiques que vous avez achetés auprès de Solidmind ;
Solidmind ne recueille aucun Renseignement Personnel sensible, incluant notamment les données de santé, financières ou toute autre information de nature protégée.
Solidmind peut collecter des Renseignements Personnels auprès de l'Utilisateur par les manières suivantes :
Lorsque vous créez un Compte sur l’Application et que vous choisissez un mot de passe ;
Lorsque vous accédez et/ou utilisez la Plateforme ;
Lorsque vous nous contactez par téléphone, par courriel ou par ou par tout autre moyen de communication.
Nous recueillons généralement les Renseignements Personnels des personnes suivantes :
a. De vous ou d'un représentant autorisé
L’Application est conçue pour être utilisée par des personnes ayant atteint l'âge de la majorité selon les lois du Québec. Solidmind ne recueille pas sciemment des Renseignements Personnels de personnes mineures sans le consentement du titulaire de l'autorité parentale.
L'Utilisateur peut nous fournir des Renseignements Personnels directement, par exemple par courriel ou par appel téléphonique.
Dans certains cas, notamment lorsque l'Utilisateur est sous un régime de protection au sens du Code civil du Québec, les Renseignements Personnels peuvent nous être fournis par le tuteur, le curateur ou le mandataire désigné en vertu d'un mandat de protection de l'Utilisateur, selon le cas.
Nous recueillons vos Renseignements Personnels lorsque vous créez un Compte sur l’Application pour accéder aux Services ou lorsque vous mettez à jour vos Renseignements Personnels ;
Nous recueillons vos Renseignements Personnels lorsque vous communiquez avec nous.
b. Autres sources
Il peut arriver que nous recevions des Renseignements Personnels vous concernant d'autres sources. Dans ce cas, nous ne le ferons qu'avec votre consentement préalable et explicite, ou si la loi l'exige ou l'autorise expressément.
Lorsque nous accédons à certaines informations vous concernant qui sont publiquement accessibles.
Nous pouvons également avoir accès à vos Renseignements Personnels, avec votre consentement préalable explicite, par le biais de programmes de référence, d'affiliation ou de recommandation, ou par le biais de sources accessibles au public, y compris des événements, des foires et des Médias sociaux.
c. Depuis la Plateforme
Assitant virtuel Henri
L’assistant virtuel Henri, tel que décrit plus amplement dans les Conditions d’utilisation, ne recueille ni ne conserve de Renseignements Personnels protégés au cours des échanges, à l'exception de l'historique des conversations lui-même qui est sauvegardé pour votre commodité. Les informations communiquées lors du clavardage ne constituent pas des données pouvant être partagées ou utilisées à d’autres fins que la génération de réponses en temps réel. Les conversations sont stockées en toute sécurité dans votre Compte afin que vous puissiez accéder à votre historique de calculs. Elles sont supprimées lorsque vous les effacez manuellement à l'aide de la fonction prévue à cet effet dans l'Application, ou lors de la suppression de votre Compte.
Cookies
Les fichiers témoins, communément appelés « Cookies », sont des fichiers créés par un site Web pour enregistrer des informations relatives à la navigation d’un appareil sur le site Web. Ils permettent de collecter certaines informations lors des échanges entre un appareil et un serveur. Conformément aux Lois sur la vie privée, nous distinguons les Cookies strictement nécessaires au fonctionnement du site des cookies non essentiels qui nécessitent votre consentement préalable, libre, éclairé, spécifique et donné à des fins déterminées.
Nous utilisons les informations collectées de cette façon pour adapter le Site Web à vos préférences, pour établir des statistiques sur votre consultation et utilisation de notre Site Web et de nos communications électroniques, afin de les améliorer.
Les informations collectées par le biais des Cookies sont principalement les suivantes :
Adresse IP et localisation ;
Analyse, performance et comportement de l'Utilisateur ;
Type de navigateur et/ou de OS ; et
La ou les langues de l'Utilisateur.
La plupart des Cookies ne révèlent pas votre identité. Ils ne sont collectés qu'en raison des exigences technologiques inhérentes à la navigation sur Internet. La plupart des navigateurs acceptent automatiquement les Cookies, mais il est généralement possible de modifier ce comportement. Avant de recueillir votre consentement, nous vous informerons clairement des conséquences d'un refus des Cookies non essentiels sur votre expérience Utilisateur. Si vous choisissez de refuser les Cookies non essentiels, vous pourrez continuer à accéder aux fonctionnalités de base du Site Web.
L'utilisation de ces informations nous permet d'améliorer les Services, de personnaliser votre expérience et de mieux suivre votre utilisation passée.
Outre les méthodes décrites ci-dessus, nous pouvons également collecter des informations à l'aide de Cookies ou de technologies similaires, notamment lors de vos visites sur notre Site Web. Ces méthodes nous permettent de collecter différents types d'informations, notamment les pages que vous visitez et vos interactions avec l'Application Web.
Ces informations sont également utilisées pour :
Identifier l'Utilisateur ;
Comprendre comment le Site Web est utilisé par les Utilisateurs sans vous suivre spécifiquement ;
Garder le contact avec l'Utilisateur et lui fournir un service personnalisé à tout moment ;
Développer de nouveaux services et de nouvelles offres ;
Réaliser des études de marché et de performance pour évaluer le service à la clientèle, mesurer la performance, améliorer l'expérience offerte aux l'Utilisateur et les produits proposés ; et
Mieux accompagner l'Utilisateur et donner suite à ses demandes, ou à celles soumises par des Partenaires-tiers.
Nous utilisons des technologies telles que les Cookies ou les Pixels pour exécuter diverses fonctions sur notre Site Web. Le Site Web recourt uniquement à des Cookies essentiels, nécessaires à son fonctionnement, ainsi qu’à des Cookies analytiques configurés de manière à demeurer entièrement anonymisés. Aucun cookie ayant pour objet le marketing n’est déployé.
Sous réserve de votre consentement préalable, les Cookies non essentiels peuvent être stockés sur vos appareils électroniques, permettant à Solidmind de personnaliser le Site Web afin de vous fournir des fonctions de la manière la plus appropriée. Les Cookies strictement nécessaires au fonctionnement technique du Site Web, notamment pour la sécurité et la navigation de base, sont automatiquement activés.
Les Cookies que nous utilisons comprennent, sans s'y limiter, les suivants :
Les Cookies, qui sont de petits fichiers texte stockés sur votre ordinateur lorsque vous visitez un site web, afin que certaines informations puissent être sauvegardées entre les visites, telles que vos données d'accès ou votre choix de langue ; et
Les Pixels, qui sont de petits fichiers images contenant des informations vous concernant, telles que votre adresse IP, qui peuvent être téléchargés lorsque vous visitez un site web ou ouvrez un courrier électronique. Cela nous permet de comprendre votre comportement en ligne et de contrôler l'envoi de nos communications transactionnelles et liées au Service. Ces outils permettent également à nos outils de suivi tiers de collecter des informations, telles que votre adresse IP. Certaines informations peuvent nous être transmises sous forme de données agrégées anonymes ne permettant pas de vous identifier directement.
Notre infrastructure (telle que Vercel et Supabase) utilise de manière sécurisée des Cookies essentiels et des technologies similaires pour assurer la fonctionnalité du Site Web, l'authentification et la localisation. Ces informations ne nous sont pas transmises sous une forme permettant de vous identifier directement. Nous ne recourons pas au service Google Analytics ni à aucun Cookie de marketing. Il est toutefois possible qu’un service analytique interne à l’Application, configuré de manière à demeurer entièrement anonymisé, soit ajouté ultérieurement pour surveiller les performances de l'application.
Il existe plusieurs types de Cookies, dont certains expirent lorsque l'Utilisateur ferme son navigateur et n'ont plus d'effet, tandis que d'autres peuvent être conservés. L'Utilisateur peut désactiver les Cookies non essentiels à tout moment en nous contactant. Le retrait du consentement n'affecte pas la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant le retrait. Seuls les Cookies strictement nécessaires au fonctionnement du Site Web sont nécessaires, les autres étant optionnels et nécessitant votre consentement explicite.
Vous pouvez également empêcher l'enregistrement des Cookies en configurant votre navigateur Internet. Toutefois, si vous choisissez cette dernière option, il se peut que vous ne puissiez pas profiter pleinement du Site Web.
Nous utilisons vos Renseignements Personnels pour vous fournir nos Services, pour gérer nos activités, pour vous communiquer des informations liées aux Services, pour améliorer votre expérience globale en tant que client et à d'autres fins autorisées ou requises par les Lois sur la vie privée.
Plus précisément, nous utilisons vos Renseignements Personnels aux fins suivantes :
a. Pour vous fournir nos Services
Les informations relatives à l'Utilisateur sont collectées dans le cadre de l'interaction qui peut s'établir entre l'Utilisateur et la Plateforme plus particulièrement aux fins suivantes :
Vérifier l'identité de l'Utilisateur sur l’Application ;
Fournir des Services à l'Utilisateur sur l’Application ;
Comprendre l'utilisation de la Plateforme par l'Utilisateur ;
Améliorer la Plateforme, ses fonctionnalités et les Services offerts par l’Application ;
Déterminer si nos produits et Services vous conviennent ; et
En outre, les Renseignements Personnels collectés par Solidmind dans le cadre des présentes ne sont accessibles qu'aux employés autorisés et compétents, tels que définis par Solidmind, et ce, uniquement dans la mesure nécessaire à l'exercice de leurs fonctions.
En utilisant les Services de Solidmind, je consens, en tant qu'Utilisateur, à l'utilisation de mes Renseignements Personnels pour permettre à Solidmind de me fournir ses Services. Je comprends que je peux retirer mon consentement en tout temps en communiquant avec Solidmind, sous réserve des restrictions légales et contractuelles, et que ce retrait peut limiter ou empêcher l'accès aux Services. Le retrait du consentement n'affecte pas la licéité du traitement effectué avant le retrait.
b. Gérer nos activités
Nous utilisons vos Renseignements Personnels à plusieurs fins dans le cadre de nos activités et de nos opérations, en particulier pour :
Gérer et/ou améliorer la Plateforme et faciliter son utilisation ;
Surveiller et enquêter sur les incidents ; et
Satisfaire à nos obligations légales et réglementaires en vertu des Lois sur la vie privée.
JE CONSENS, EN TANT QU'UTILISATEUR, À L'UTILISATION DE MES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS POUR PERMETTRE À SOLIDMIND DE GÉRER SES ACTIVITÉS, ET JE COMPRENDS QUE JE PEUX RETIRER MON CONSENTEMENT EN TOUT TEMPS EN COMMUNIQUANT AVEC SOLIDMIND, SOUS RÉSERVE DES RESTRICTIONS LÉGALES ET CONTRACTUELLES.
c. Pour nous permettre de communiquer avec vous
Nous utilisons vos Renseignements Personnels pour communiquer avec vous de différentes manières :
Envoyer des communications transactionnelles et liées au Service.
Si vous devez gérer vos préférences de communication pour les mises à jour liées au Service, vous pouvez nous contacter directement.
JE CONSENS, EN TANT QU'UTILISATEUR, À L'UTILISATION DE MES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS POUR PERMETTRE À SOLIDMIND DE ME CONTACTER À DES FINS DE COMMUNICATIONS LIÉES AU SERVICE, ET JE COMPRENDS QUE JE PEUX RETIRER MON CONSENTEMENT EN TOUT TEMPS EN COMMUNIQUANT AVEC SOLIDMIND, SOUS RÉSERVE DU FAIT QUE CERTAINES COMMUNICATIONS SONT NÉCESSAIRES À LA FOURNITURE DES SERVICES.
Vous pouvez, à tout moment, refuser la collecte de vos Renseignements Personnels.
Veuillez toutefois noter qu'à l'exception des Cookies, qui ne sont pas nécessaires à la fourniture des Services, nous ne serons pas en mesure de fournir les Services proposés sans avoir accès à vos Renseignements Personnels. Le refus de fournir certains Renseignements Personnels peut limiter ou empêcher l'accès à certaines fonctionnalités de la Plateforme.
Le personnel de Solidmind et, avec votre consentement préalable exprès, écrit ou manifesté clairement par tout autre moyen, nos Prestataires-tiers, peuvent avoir accès à vos Renseignements Personnels lorsque cela est nécessaire pour la fourniture des Services ou pour satisfaire à nos obligations légales.
Nous pouvons divulguer vos Renseignements Personnels à nos Prestataires-tiers et à d'autres tiers - avec votre consentement préalable ou lorsque les Lois sur la vie privée le permettent ou l’exigent - aux fins décrites dans la présente Politique et conformément aux Lois sur la vie privée. Nous ne vendons pas vos Renseignements Personnels, sauf dans le cadre de la vente ou du transfert d'une partie de nos activités, auquel cas vous serez informé préalablement et aurez l'opportunité de retirer votre consentement.
Nous ne divulguons pas vos Renseignements Personnels à des personnes ou entités extérieures à Solidmind, sauf dans les cas décrits ci-dessous :
Prestataires-tiers dont l'intervention est nécessaire pour vous fournir les Services
Nous pouvons divulguer des Renseignements Personnels à nos Prestataires-tiers. Ces Prestataires-tiers nous aident à fournir nos Services, à mener nos activités, à exploiter nos systèmes technologiques, nos applications et notre infrastructure, et à mettre en œuvre nos procédures internes et notre stratégie de publicité et de marketing. Nous pouvons également sous-traiter à des Prestataires-tiers certains Services que nous fournissons à nos clients, y compris à l'Utilisateur, notamment pour les fonctionnalités et Services suivants :
Une évaluation interne des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) a été réalisée pour tout transfert de données hors Québec. Cette analyse, conservée dans les dossiers de Solidmind, vise à assurer que des mesures raisonnables sont en place afin d’offrir un niveau de protection comparable à celui prévu par les lois applicables au Québec.
EN UTILISANT LES SERVICES DE SOLIDMIND, JE CONSENS, EN TANT QU'UTILISATEUR, À CE QUE MES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS TRANSITENT PAR LES SYSTÈMES DES PRESTATAIRES-TIERS QUI PERMETTENT À SOLIDMIND DE FOURNIR SES SERVICES, ÉTANT ENTENDU QUE SOLIDMIND S'ASSURE QUE CES PRESTATAIRES-TIERS OFFRENT DES GARANTIES SUFFISANTES QUANT À LA MISE EN ŒUVRE DE MESURES DE SÉCURITÉ APPROPRIÉES CONFORMÉMENT AUX LOIS SUR LA VIE PRIVÉE.
b. Acquéreur de Solidmind en cas de vente ou de transfert ou dans le cadre de certaines autres opérations corporatives
Nous pouvons décider de vendre ou de transférer tout ou partie de nos activités ou à un tiers acquéreur, de fusionner avec une autre entité, d'assurer nos actifs, ou de procéder à tout autre financement ou opération stratégique d'entreprise (y compris les procédures d'insolvabilité ou de faillite), restructuration, vente d'actions ou autre changement de contrôle de Solidmind. Dans un tel cas, les informations transférées en tant qu'actif de Solidmind seront soumises aux mêmes garanties que celles de la présente Politique.
Vous serez informé préalablement et aurez l'opportunité de retirer votre consentement au transfert des Renseignements Personnels.
JE CONSENS, EN TANT QU'UTILISATEUR, À LA DIVULGATION DE MES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS LORSQUE CELA EST NÉCESSAIRE AUX FINS D'UNE TELLE TRANSACTION.
c. Autres tiers, lorsque les lois applicables l'exigent ou l'autorisent
Les Lois sur la vie privée autorisent ou exigent la collecte, l'utilisation ou la divulgation de Renseignements Personnels sans consentement dans des circonstances limitées (par exemple, pour enquêter ou prévenir une activité illégale présumée ou réelle, y compris la fraude, ou pour aider les autorités chargées de l'application de la loi ou les organismes gouvernementaux). Ces circonstances comprennent des situations spécifiques autorisées ou exigées par la loi, ainsi que des situations où il est nécessaire de le faire pour nous protéger ou protéger notre personnel, notre clientèle ou d'autres personnes. Dans de telles circonstances, nous ne divulguerons que la quantité de Renseignements Personnels raisonnablement nécessaire pour atteindre les objectifs pour lesquels ils doivent être divulgués.
Veuillez noter qu'en vertu des lois fédérales et provinciales applicables dans la province de Québec, Solidmind peut être tenue de divulguer vos Renseignements Personnels à des personnes autorisées, notamment dans les cas suivants :
Nous pouvons divulguer des Renseignements Personnels que nous détenons pour protéger une personne ou un groupe de personnes lorsqu'il y a un motif raisonnable de croire qu'il existe un risque sérieux de mort ou d'atteinte grave à l'intégrité physique de la personne ou du groupe, tel qu'une disparition ou un acte de violence, y compris une tentative de suicide, et que la nature de la menace inspire un sentiment d'urgence. Les Renseignements Personnels peuvent alors être communiqués à la personne ou aux personnes exposées à ce risque, à leur représentant ou à toute personne susceptible de leur venir en aide. Seuls les Renseignements Personnels nécessaires aux fins de la communication seront communiqués ; et
Nous pouvons également communiquer des Renseignements Personnels au Directeur des poursuites criminelles et pénales ou à une personne ou un groupe responsable de la prévention, de la détection ou de la répression du crime ou des infractions légales lorsque ces Renseignements Personnels sont nécessaires aux fins d'une poursuite pour une infraction en vertu d'une loi applicable au Québec.
JE RECONNAIS ET COMPRENDS, EN TANT QU'UTILISATEUR, QUE MES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS PEUVENT ÊTRE DIVULGUÉS AUX TIERS AUTORISÉS LORSQU’UNE LOI APPLICABLE L’EXIGE OU LE PERMET, SANS QUE MON CONSENTEMENT SOIT NÉCESSAIRE DANS CES CIRCONSTANCES PRÉVUES PAR LA LOI.
d. Autres tiers, avec votre consentement
Sauf indication contraire dans la présente Politique, les Renseignements Personnels fournis par l'Utilisateur ne seront pas transférés à des tiers sans le consentement de l'Utilisateur. Nous pouvons, avec votre Consentement explicite (et dans certains cas limités, votre Consentement implicite lorsque permis par la loi), et dans le respect des Lois sur la vie privée, communiquer ou divulguer vos Renseignements Personnels à des personnes ou entités extérieures à Solidmind, notamment les personnes suivantes :
Des tiers spécifiques, uniquement suite à votre consentement explicite et pour des finalités déterminées qui vous auront été communiquées au préalable.
Nous ne permettons pas à des tiers de collecter vos Renseignements Personnels sur notre Plateforme sans votre consentement. Solidmind interdit la revente ou l'utilisation par des tiers d’options d’acceptation (opt-ins) obtenues par le biais de la Plateforme. Si vous avez donné votre consentement explicite pour partager vos coordonnées avec des organisations partenaires spécifiques et pour des finalités déterminées, nous les partagerons avec elles conformément à ce consentement. Nous ne vendons ni ne louons vos Renseignements Personnels sans votre consentement.
Solidmind peut, sous réserve d’avoir obtenu votre consentement préalable, republier sur ses médias sociaux des exemples ou témoignages à caractère professionnel fournis par vous, le tout dans le respect de vos droits à la vie privée et conformément aux Lois sur la vie privée.
En cliquant sur un lien externe situé sur la Plateforme, vous pouvez accéder à des Sites Internet Externes qui disposent de leurs propres politiques de protection des renseignements personnels. Il vous est donc conseillé de les consulter, car vous y serez soumis.
JE COMPRENDS, EN TANT QU'UTILISATEUR, QUE MON CONSENTEMENT EXPLICITE (OU DANS CERTAINS CAS LIMITÉS PRÉVUS PAR LA LOI, MON CONSENTEMENT IMPLICITE) PERMET À SOLIDMIND DE DIVULGUER MES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS AUX TIERS AUTORISÉS, ET QUE JE PEUX RETIRER CE CONSENTEMENT EN TOUT TEMPS, SOUS RÉSERVE DES RESTRICTIONS LÉGALES OU CONTRACTUELLES, EN CONTACTANT LE RESPONSABLE DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS.
Nous conservons vos Renseignements Personnels sur nos serveurs informatiques sécurisés. Sauf disposition contraire des Lois sur la vie privée, nous ne conservons les Renseignements Personnels que pendant la durée nécessaire à la réalisation des objectifs pour lesquels ils ont été collectés. La durée peut varier en fonction de la nature des Renseignements Personnels.
Les Renseignements Personnels de l'Utilisateur ne seront pas conservés au-delà des finalités pour lesquelles ils ont été collectés. Solidmind respecte les périodes de conservation conformes aux Lois sur la vie privée.
L’Utilisateur peut demander la portabilité de ses Renseignements Personnels. Cette portabilité est fournie manuellement, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, dans un délai raisonnable suivant la réception de la demande.
Les Renseignements Personnels sont supprimés de façon permanente et immédiate de nos bases de données actives lorsque l'Utilisateur supprime son compte. Nous ne conservons pas vos Renseignements Personnels après la fermeture du compte, sous réserve de toute obligation légale et réglementaire de conservation applicable.
Certains de vos Renseignements Personnels peuvent être transférés à l'extérieur du Québec. Pour garantir la conformité, nous effectuons une évaluation interne des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) pour nos fournisseurs de technologies. Il s'agit d'une évaluation ponctuelle effectuée au niveau de l'infrastructure, et non pour chaque Utilisateur individuel. Les serveurs des Prestataires-tiers dont l'intervention est nécessaire pour fournir nos Services sont situés au Canada et aux États-Unis. Nous avons évalué que ces juridictions offrent un niveau de protection des Renseignements Personnels adéquat, et nous avons mis en place des mesures contractuelles et techniques appropriées pour assurer la protection de vos Renseignements Personnels lors de leur transfert et traitement dans ces juridictions.
Préalablement au déploiement de notre infrastructure hors du Québec, Solidmind a procédé à une évaluation interne des facteurs relatifs à la vie privée spécifique à ces fournisseurs afin d’identifier de tels facteurs, d’appliquer les exigences législatives et réglementaires, et fournir des recommandations en vue de mitiger les risques, conformément aux Lois sur la vie privée. Solidmind s'assure que les mesures de protection mises en place sont adéquates pour protéger les Renseignements Personnels transférés. Plus précisément, Solidmind s'engage à ne pas partager vos Renseignements Personnels avec des tiers situés dans des juridictions n'offrant pas un niveau de protection des Renseignements Personnels égal ou supérieur à celui du Québec.
a. Engagement général
Solidmind s'engage à maintenir un haut niveau de sécurité pour protéger vos Renseignements Personnels contre l'accès, l'utilisation ou la divulgation non autorisés, la perte ou le vol. Nous ne conservons vos Renseignements Personnels que le temps nécessaire pour vous fournir nos Services et respecter nos obligations légales.
b. Mesures de sécurité mises en place
Nous avons adopté des mesures de protection administratives, physiques et techniques appropriées, notamment :
Mesures techniques :
Protocole SSL/TLS (Secure Sockets Layers/Transport Layer Security) pour le chiffrement des données en transit;
Chiffrement des données au repos;
Accès protégé aux serveurs et aux ordinateurs;
Communications électroniques chiffrées et sécurisées.
Mesures administratives :
Politiques internes en matière de protection des renseignements personnels;
Sensibilisation interne et protocoles en matière de protection des renseignements personnels;
Contrôle des droits d'accès (accès limité au personnel autorisé et aux sous-traitants uniquement);
Ententes de confidentialité signées par tous les collaborateurs et sous-traitants.
Mesures physiques :
Sécurisation physique des locaux et équipements;
Contrôle d'accès aux serveurs;
Mise à jour régulière des mesures de sécurité.
c. Limitations et responsabilités partagées
Bien que nous mettions en œuvre toutes les mesures de sécurité raisonnables exigées par la loi, nous ne pouvons garantir une sécurité absolue à 100% compte tenu des risques inhérents aux systèmes informatiques.
Responsabilité de l'Utilisateur : Il est de votre responsabilité de garder votre mot de passe confidentiel et de nous signaler immédiatement tout accès suspect à votre Compte.
d. Hébergement et stockage
Vos Renseignements Personnels sont stockés sur des serveurs informatiques sécurisés via nos fournisseurs d'infrastructure infonuagique tiers, en conformité avec les exigences légales.
e. Gestion des incidents de confidentialité
Solidmind tient un registre des incidents de confidentialité et a mis en place des procédures pour :
Détecter et prévenir les incidents;
Limiter les conséquences d'un incident;
Notifier les autorités : Commission d'accès à l'information du Québec dans les 72 heures;
Vous informer sans délai si l'incident présente un risque de préjudice sérieux.
Signalement : Si vous soupçonnez un incident, contactez immédiatement notre Responsable de la protection des Renseignements Personnels (Article 2).
f. Conservation et destruction
Durée de conservation : Aussi longtemps que nécessaire pour nos Services et obligations légales;
Suppression du compte : Les données sont détruites de façon permanente et immédiate lors de la suppression du Compte;
Destruction sécurisée : Conformément aux exigences des Lois sur la vie privée;
Anonymisation : Quand les données ne sont plus nécessaires pour vous identifier.
Vous avez le droit d'obtenir la confirmation que nous traitons ou non vos Renseignements Personnels et, le cas échéant, d'accéder aux Renseignements Personnels en question, ainsi qu'à certaines informations supplémentaires. Ces informations supplémentaires comprennent des détails sur les finalités du traitement, les catégories de Renseignements Personnels concernées et les destinataires des Renseignements Personnels. Pour autant que cela n'affecte pas les droits et libertés d'autrui, nous vous fournirons une copie de vos Renseignements Personnels.
Les Lois sur la vie privée vous confèrent divers droits en ce qui concerne vos Renseignements Personnels. Pour exercer l'un de ces droits, veuillez contacter notre Responsable de la protection des Renseignements Personnels aux coordonnées indiquées à l’Article 2 de la présente Politique. De plus, pour obtenir de plus amples renseignements sur la protection de vos Renseignements Personnels et vos droits connexes, vous pouvez communiquer avec le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada ou la Commission d'accès à l'information du Québec.
Commissariat à la protection de la vie privée du Canada : www.privcom.gc.ca
Commission d'accès à l'information du Québec : www.cai.gouv.qc.ca
Droit d'accès
Vous avez le droit de :
Demander si nous détenons des Renseignements Personnels vous concernant ;
Recevoir des informations sur les finalités du traitement, les catégories de Renseignements Personnels et les destinataires.
L'accès est gratuit, mais des frais raisonnables peuvent s'appliquer pour la transcription, reproduction ou transmission. Nous vous informerons du montant approximatif de ces frais avant de procéder.
Droit de rectification
Vous pouvez demander la correction de tout Renseignement Personnel incomplet, périmé ou inexact. Vous pouvez modifier certains renseignements directement sur notre Plateforme ou en envoyant une demande à cet effet au Responsable de la protection des Renseignements Personnels.
Droit au retrait du consentement
Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, sous réserve des exceptions légales. Ce retrait peut limiter notre capacité à vous fournir certains Services. Nous vous informerons des conséquences prévisibles d'un tel retrait avant que vous ne le confirmiez.
Droit au refus d'accès
Vous pouvez demander qu'une partie prenante particulière n'ait pas accès à certains de vos Renseignements Personnels, sous réserve des obligations légales et contractuelles de Solidmind. Nous évaluerons chaque demande au cas par cas.
Droit à la portabilité
Vous pouvez demander que vos Renseignements Personnels vous soient communiqués ou transférés dans un format technologique structuré et couramment utilisé.
Droit à l'effacement
Vous pouvez obtenir la suppression de vos Renseignements Personnels dans les circonstances suivantes :
Les Renseignements Personnels ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles ils ont été collectés.
Vous retirez votre consentement.
Le traitement est effectué à des fins de marketing direct.
Les Renseignements Personnels ont été traités de manière illégale.
Toutefois, il existe des exclusions au droit à l'effacement. Les exclusions générales comprennent les situations dans lesquelles le traitement est rendu nécessaire :
Pour l'exercice du droit à la liberté d'expression et d'information ;
Pour se conformer à une obligation légale ; ou
Établir, exercer ou défendre des réclamations en justice.
Droit de déposer une plainte
Vous pouvez déposer une plainte auprès de notre Responsable de la protection des Renseignements Personnels ou auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec dans un délai de trois (3) ans.
Modalités d'exercice de vos droits
Toute demande relative à l'exercice de vos droits concernant vos Renseignements Personnels sera traitée selon les modalités suivantes :
Accusé de réception : Nous accuserons réception de votre demande dans un délai de dix (10) jours suivant sa réception.
Délai de traitement standard : Nous répondrons à votre demande dans un délai maximal de trente (30) jours suivant sa réception.
Extension du délai : Ce délai peut être prolongé d'une période additionnelle de trente (30) jours dans les cas suivants :
La demande est complexe ;
Nous recevons un nombre élevé de demandes simultanément ;
Des consultations avec des tiers sont nécessaires.
Notification d'extension : Si une extension est nécessaire, nous vous en informerons par écrit avant l'expiration du délai initial de trente (30) jours, en précisant :
Les raisons justifiant l'extension ;
La nouvelle date prévue de réponse ;
Vos droits de recours si vous n'êtes pas satisfait du délai.
Vérification d'identité : Une preuve d'identité suffisante pourra vous être demandée avant tout traitement afin d'assurer la confidentialité et la sécurité des Renseignements Personnels.
Réponse écrite : Une réponse écrite vous sera transmise dans tous les cas. En cas de refus total ou partiel, celui-ci sera motivé et comportera les recours disponibles.
Avant tout traitement, une preuve d’identité suffisante pourra vous être demandée afin d’assurer la confidentialité et la sécurité des Renseignements Personnels.
Une réponse écrite vous sera transmise dans tous les cas, qu’elle soit favorable ou non à votre demande. En cas de refus total ou partiel, celui-ci sera motivé et comportera les motifs du refus, ainsi que les recours disponibles, notamment la possibilité de déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec.
En cas de divergence entre les versions française et anglaise de la présente Politique, la version française prévaudra.
Nous pouvons modifier la présente Politique de temps à autre. Toute modification apportée à la présente Politique entrera en vigueur lorsque nous publierons la Politique révisée sur cette page Web. En cas de modifications importantes à la Politique, notamment toute modification concernant les finalités de collecte, d'utilisation ou de communication des Renseignements Personnels, nous vous en informerons par écrit au moins trente (30) jours avant l'entrée en vigueur des modifications, conformément aux exigences légales applicables au Québec.
L'utilisation continue de nos Services et/ou de la Plateforme après l'entrée en vigueur des modifications sera considérée comme une acceptation de ces modifications, sous réserve des droits prévus par la loi. Si vous n'acceptez pas les modifications apportées à notre Politique, vous devez immédiatement cesser d'utiliser nos Services et notre Plateforme. Il est exclusivement de votre responsabilité de vous assurer que vous lisez, comprenez et acceptez la dernière version de la Politique. La date de dernière mise à jour indiquée en haut de la présente Politique est la date de son entrée en vigueur.
[Toutefois, en cas d'application de la Loi sur la protection du consommateur (RLRQ, c. P-40.1), Solidmind notifiera les Utilisateurs actuels de la Plateforme trente (30) jours avant l'entrée en vigueur de la modification. Cette notification se fera par l'envoi d'un courriel, incluant le détail des modifications et leurs implications, ainsi qu'une copie des nouvelles conditions ou un lien pour y accéder directement de Solidmind. Si l'Utilisateur refuse ces modifications et souhaite mettre fin à ses relations avec Solidmind, il disposera au plus tard de trente (30) jours suivant la réception de l'avis de modification pour adresser une notification à Solidmind et mettre fin, sans frais ni pénalité, à ses obligations envers Solidmind, et devra cesser toute utilisation de la Plateforme.]
Si vous avez des questions sur la manière dont nous traitons vos Renseignements Personnels, nous vous invitons à contacter notre Responsable de la protection des Renseignements Personnels aux coordonnées indiquées à l’Article 2 de la présente Politique.